เชื่อไหมคะว่า หนึ่งในเรื่องที่เจ้าของธุรกิจ SMEs หลายคนแอบถอนหายใจก็คือเรื่อง “บัญชี” ไม่ว่าจะเป็นการตามเก็บเอกสาร บันทึกรายรับรายจ่าย หรือวุ่นวายกับการทำรายงานแต่ละเดือน มันดูเหมือนจะเป็นงานที่ไม่จบไม่สิ้น แถมยังต้องเป๊ะ ต้องละเอียด ถ้าพลาดไปทีก็อาจจะมีปัญหาตามมาอีกมากมาย ดิฉันเองก็เคยอยู่ในจุดนั้น เข้าใจดีเลยว่ามันเหนื่อยแค่ไหน แต่พอได้ลองเปลี่ยนมาใช้ตัวช่วยดีๆ ชีวิตก็ง่ายขึ้นเยอะ
วันนี้เลยอยากจะมาเล่าให้ฟังถึง “โซลูชันซอฟต์แวร์” ที่จะมาเปลี่ยนเรื่องบัญชีที่แสนจะซับซ้อน ให้กลายเป็นเรื่องกล้วยๆ สำหรับธุรกิจของคุณ
ความท้าทายของการทำบัญชีแบบดั้งเดิมสำหรับ SMEs
ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงประโยชน์ของโซลูชันซอฟต์แวร์ ดิฉันว่าเรามาคุยกันถึง pain point ที่ SMEs ส่วนใหญ่มักจะเจอในการจัดการบัญชีด้วยวิธีการแบบดั้งเดิมก่อนดีกว่า
- เวลาเป็นเงินเป็นทอง แต่บัญชีก็กินเวลาไปเยอะ ลองนึกภาพนะคะ แทนที่จะได้เอาเวลาไปคิดกลยุทธ์ขยายธุรกิจ กลับต้องมานั่งหลังขดหลังแข็งกับกองเอกสาร หรือปวดหัวกับการกระทบยอดในโปรแกรมตารางคำนวณ มันเหนื่อยทั้งกายทั้งใจ แถมยังเสี่ยงต่อการผิดพลาดอีกด้วย
- ตามข้อมูลวุ่นวาย เหมือนเล่นซ่อนหา ใบเสร็จอยู่ไหน ใบกำกับภาษีหายไปอีกแล้ว รายงานจากธนาคารก็กระจัดกระจาย การจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาเพื่อทำบัญชีแต่ละครั้งนี่เหมือนกับการเล่นเกมซ่อนหาขนานใหญ่ เสียทั้งเวลา เสียทั้งพลังงาน
- ตัวเลขเยอะแยะ ตาลายไปหมด พอได้ข้อมูลมาครบแล้ว การจะแปลงตัวเลขดิบๆ เหล่านั้นให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ มันไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ต้องมีความรู้ความเข้าใจพอสมควรถึงจะวิเคราะห์ออกมาได้
- อยากดูข้อมูลตอนไหน ก็ต้องกลับไปออฟฟิศ ข้อมูลบัญชีที่อยู่ในสมุด ในแฟ้ม หรือในคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศ ทำให้เราไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา อยากจะเช็กสถานะการเงินตอนอยู่นอกสถานที่ก็ทำไม่ได้ ต้องรอไปถึงออฟฟิศอย่างเดียว
- กลัวข้อมูลหาย กลัวเอกสารเสียหาย เอกสารกระดาษนี่ตัวดีเลย เผลอทำหาย เผลอทำเลอะ หรือโดนปลวกกินก็จบเห่ ส่วนข้อมูลในคอมพิวเตอร์ถ้าไม่สำรองไว้ดีๆ ก็เสี่ยงต่อการสูญหายจากไวรัสหรือฮาร์ดแวร์เสีย
- ธุรกิจโต บัญชีก็ยิ่งปวดหัว ยิ่งธุรกิจของเราเติบโตขึ้น ปริมาณข้อมูลและกระบวนการทางบัญชีก็จะยิ่งซับซ้อนมากขึ้น วิธีการแบบเดิมๆ ที่เคยใช้ได้ผล อาจจะไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้อีกต่อไป
โซลูชันซอฟต์แวร์ ทางออกที่ชาญฉลาดสำหรับบัญชีธุรกิจยุคใหม่
แต่ไม่ต้องกังวลไปค่ะ เพราะในยุคดิจิทัลที่เราอยู่กันนี้ เทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยให้ชีวิตของเราง่ายขึ้นในหลายๆ ด้าน รวมถึงเรื่องบัญชีธุรกิจด้วยค่ะ “โซลูชันซอฟต์แวร์” หรือโปรแกรมบัญชีธุรกิจ ได้ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อจัดการกับความท้าทายเหล่านี้โดยเฉพาะ มันกลายเป็นเหมือนผู้ช่วยอัจฉริยะที่เข้ามาแบ่งเบาภาระและยกระดับการจัดการการเงินของ SMEs ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ทำไมโซลูชันซอฟต์แวร์จึงเข้ามาช่วยลดความซับซ้อนในการทำบัญชีธุรกิจได้
- ระบบอัตโนมัติ เหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัว หัวใจสำคัญของซอฟต์แวร์บัญชีคือระบบอัตโนมัติที่ช่วยจัดการงานซ้ำๆ ที่เราเคยต้องทำด้วยมือ ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกรายการรับจ่าย การออกเอกสารสำคัญต่างๆ การคำนวณภาษี หรือการสร้างรายงาน ระบบจะทำงานตามที่เราตั้งค่าไว้ ทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสกับเรื่องอื่นที่สำคัญกว่าได้เยอะ แถมยังลดโอกาสผิดพลาดไปได้มากโขเลย
- ข้อมูลเป็นระเบียบ หาเมะง่าย ลองนึกภาพว่าเอกสารทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว เป็นหมวดหมู่ ชัดเจน อยากจะหาข้อมูลอะไรก็แค่คลิกๆ ไม่ต้องเสียเวลาพลิกแฟ้มหากระดาษให้วุ่นวาย ข้อมูลทุกอย่างเชื่อมโยงกัน ทำให้การทำรายงานและการดูภาพรวมทางการเงินเป็นเรื่องง่ายมากๆ
- วิเคราะห์ข้อมูลเก่ง เหมือนมีนักวิเคราะห์ส่วนตัว ซอฟต์แวร์บัญชีหลายตัวมีฟังก์ชันการวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยให้เราเข้าใจสถานะทางการเงินของธุรกิจได้อย่างลึกซึ้ง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร หรือกระแสเงินสด ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ช่วยให้เราตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
- อยากดูบัญชีตอนไหน ที่ไหนก็ได้ สำหรับโปรแกรมบัญชีบนคลาวด์ (Cloud-based) นี่สะดวกสุดๆ แค่มีอินเทอร์เน็ต เราก็สามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีของธุรกิจได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือ อยากจะเช็กยอดขายตอนอยู่ข้างนอก หรือดูรายงานสรุปตอนอยู่บ้านก็ทำได้สบายๆ
- รายงานสวย เข้าใจง่าย สั่งพิมพ์ก็สะดวก โปรแกรมบัญชีจะช่วยแปลงตัวเลขที่ดูน่าเบื่อ ให้กลายเป็นรายงานที่สวยงาม เข้าใจง่าย มีกราฟ มีตาราง ช่วยให้เราเห็นภาพรวมทางการเงินได้ชัดเจน แถมยังสั่งพิมพ์ออกมาได้ง่ายๆ เวลาต้องนำเสนอหรือเก็บเป็นเอกสาร
- ทำงานเป็นทีมก็ง่าย ประสานงานก็คล่อง สำหรับธุรกิจที่มีทีมงานหลายคนเกี่ยวข้องกับการเงิน การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่มีระบบจัดการผู้ใช้งานและการกำหนดสิทธิ์ จะช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ข้อมูลจะถูกอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกคนเห็นข้อมูลที่ตรงกัน
- เชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ชีวิตง่ายขึ้นเยอะ ซอฟต์แวร์บัญชีหลายตัวสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ที่เราใช้อยู่แล้ว เช่น ระบบขายหน้าร้าน (POS) แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ หรือระบบธนาคาร ทำให้ข้อมูลไหลลื่น ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน แถมยังช่วยลดความผิดพลาดได้อีกด้วย
- ข้อมูลปลอดภัย ไว้ใจได้ เรื่องความปลอดภัยของข้อมูลนี่สำคัญสุดๆ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มาก มีระบบการเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูล และมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ ที่ช่วยให้เรามั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินที่สำคัญของธุรกิจเราจะปลอดภัย
เลือกโปรแกรมบัญชีที่ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณ
การเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเราก็เหมือนกับการเลือกเครื่องมือช่างที่ใช่ ต้องดูว่างานที่เราทำเป็นแบบไหน ต้องการเครื่องมือแบบไหนถึงจะตอบโจทย์ ลองพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ดูนะคะ
- ขนาดและประเภทของธุรกิจ ธุรกิจเล็ก ธุรกิจใหญ่ ธุรกิจขายของ ธุรกิจบริการ ความต้องการก็แตกต่างกันไป ลองดูว่าซอฟต์แวร์นั้นออกแบบมาเพื่อรองรับธุรกิจขนาดและประเภทของเราหรือไม่
- ฟีเจอร์ที่จำเป็น ลองลิสต์ออกมาว่าธุรกิจของเราจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันอะไรบ้าง เช่น การจัดการสต็อก การออกใบกำกับภาษี การจัดการหลายสกุลเงิน หรือการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ
- ความง่ายในการใช้งาน เลือกโปรแกรมที่ใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซไม่ซับซ้อน ทีมงานของเราสามารถเรียนรู้และใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
- งบประมาณ ซอฟต์แวร์บัญชีมีหลายราคา ลองเปรียบเทียบดูว่าราคาเหมาะสมกับฟังก์ชันและงบประมาณของเราหรือไม่
- การสนับสนุน ถ้าเกิดปัญหาขึ้นมา จะมีใครคอยช่วยเหลือเราได้บ้าง ลองดูว่าผู้ให้บริการมีช่องทางการติดต่อที่สะดวก และมีทีมงานสนับสนุนที่ดีหรือไม่
- การปรับแต่งและการขยาย ในอนาคตธุรกิจของเราอาจจะเติบโตขึ้น ลองดูว่าซอฟต์แวร์นั้นสามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปได้หรือไม่ และสามารถเพิ่มฟังก์ชันใหม่ๆ ได้หรือไม่
- รีวิวจากผู้ใช้งานจริง ลองอ่านรีวิวจากผู้ใช้งานคนอื่นๆ ดูว่าเขามีประสบการณ์ในการใช้งานซอฟต์แวร์นั้นอย่างไร
เชื่อว่า “โซลูชันซอฟต์แวร์” หรือโปรแกรมบัญชีธุรกิจ คือทางออกที่ชาญฉลาดและจำเป็นสำหรับ SMEs ในยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง มันไม่ใช่แค่เครื่องมือที่ช่วยให้เราทำบัญชีได้ง่ายขึ้น แต่มันยังช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ให้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ และที่สำคัญที่สุดคือ ช่วยให้เราเข้าใจสถานะทางการเงินของธุรกิจได้อย่างลึกซึ้ง